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Sesión 29. Elaboración de un archivo alfabético
Propósito
Elaborarán un archivo alfabético de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Para elaborar un archivo alfabético debemos tomar en cuenta dos pasos importantes y básicos. El
primero de ellos es el de la clasificación alfabética y el segundo es el registro. Analicemos cada uno de
ellos.
A. Clasificación
. Se hace conforme el orden del abecedario y debe tomarse la primera letra del
apellido o del nombre principal del documento o asunto por clasificar. Este principio debe tomarse
como la regla universal para la clasificación alfabética de cualquier archivo.
Ejemplos:
Nombre
Clasificación
Jesús MARTÍNEZ
Martínez, Jesús
María J., de SÁNCHEZ
Sánchez, María J. de
Hermanos RODRÍGUEZ
Rodríguez (Hermanos)
Cía. Mexicana de MUEBLES, S.A.
Muebles S.A., Cía. Mexicana
Catálogo de ROPA CASUAL
Ropa Casual (catálogo de)
Antes de conocer el siguiente paso realicen un ejercicio muy sencillo, observen los ejemplos a
continuación:
Clasifiquen lo siguiente:
1. Lubricantes Magos S.A.
2. Guitarras Españolas El Sol, S.A.
3. Empaques Industriales Alberto Juárez
4. Margarita Herrera de Hidalgo
5. CD Los 50 años de Enrique Guzmán
6. Servicios Financieros Del Bajío, Banca Confía
7. Centro Llantero Los Herrera, S.A. de C.V.
8. La Ideal. Panificadora del Sureste, S.A de C.V.
9. La Cúspide. Centro Comercial de Atizapán
10.
El Informante
, periódico local
B. Registro
. Radica en anotar los nombres, datos, referencia, entre otros datos, debidamente
clasificados, en tarjetas, libros, hojas, libretas, expedientes, cajas, etcétera, siguiendo el orden del
abecedario, fecha u hora para poderlos consultar rápido y con facilidad.
Nota: todo registro deberá ser fácil y claro de manejar para la persona a cargo del archivo.
Los siguientes son algunos ejemplos en donde se puede aplicar este concepto:
•
Directorio telefónico
•
Catálogo de mercancías, de cuentas o de ciencias
•
Libro de cuentas por cobrar