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Es necesario tener un registro detallado y cuidadoso de los documentos o carpetas con información que
son prestados, y tardarán en devolver; el documento o tarjeta debe ir firmado por la persona que lo
solicita o recibe para tener constancia de que lo tiene en su poder y a su vez esté consciente de
devolverlo en cuanto lo desocupe.
A los solicitantes de documentos debe pedírseles que llenen una tarjeta con la siguiente información:
•
nombre o asunto de la documentación
•
fecha en la que se hace la solicitud
•
la tarjeta debe tener un espacio para poner la fecha de devolución
Autoevaluación
Contesten las siguientes preguntas.
1. ¿Cuáles son las maneras de solicitar un archivo?
2. ¿Cuáles son las dos maneras de ocupar los papeles solicitados al archivo?
3. A los solicitantes de algún documento archivado, ¿qué requisitos se les pide?
Respuestas de la autoevaluación
1. Por teléfono, mensajero o personalmente.
2. Algunos de estos papeles se devolverán inmediatamente después de consultarlos, mientras que otros
serán retenidos por algún tiempo.
3. Se les pide que llenen una tarjeta con la siguiente información: nombre o asunto de la documentación,
fecha en la que se hace la solicitud, además la tarjeta debe tener un espacio para poner la fecha en que
fue devuelto el documento.
Bibliografía
Llabrés, Amalia, Ángela Cortés,
Competencias para la oficina moderna
, Nueva York, McGraw-Hill
Latinoamericana, 1979.