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Sesión 66. Funciones y apoyo del oficial administrativo en la organización de un
evento
Propósito
Identificarán la importancia que tiene el oficial administrativo en la organización y desarrollo de un evento.
En la presente sesión analizaremos las funciones que realiza el oficial administrativo para organizar un
evento laboral.
Funciones gerenciales de los organizadores de un evento:
1. Asegurar la proyección y preparación del evento.
2. Hacer y anunciar la invitación a este significativo acto y los avances que tenga.
3. Precisar y asegurar las fases que se deben seguir, en el orden que se necesite conforme a esta
acción. Las fases dependen del éxito del evento a realizar, a continuación se presentan las
precisiones para la realización de un evento en otro estado o localidad:
•
Comidas.
•
Hospedaje de los asistentes.
•
Movilización.
•
Preparación de los reconocimientos de los asistentes.
•
Autorización de los documentos de acreditación de los asistentes.
4. Creación del programa de actividades: será planeado por el encargado del evento, en este punto se
diseñará un documento donde se digan cada una de las actividades a realizar.
5. Creación y duplicado de todo el papeleo requerido para el registro y manejo de la información.
6. Procesamiento y envío de la información que solicita la dirección.
7. Programación y estructuración de las actividades de inauguración y cierre del evento.
Labores del oficial administrativo:
1. Auxiliar al encargado del evento en lo concerniente a la planeación.
2. Preparar la lista de asistentes
3. Elaborar las invitaciones requeridas.
4. Conservar interacción necesaria con los asistentes y auxiliarlos en lo que requieran.
5. Comprobación de toda la documentación técnica que se dará a los asistentes.
6. Apoyar en la organización de los comestibles, si se encuentran previstos.
7. Organizar asuntos de hospedaje.
8. Gestionar asuntos de movilización interna para los trabajadores de la empresa.
9. Garantizar los elementos de papelería requeridos (papel, lápices, bolígrafos, carpetas, entre otros).
10. Auxiliar en el montaje del evento en caso de que se necesite.