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Sesión 77. Atributos de la información
Propósito
Diferenciarán las cualidades que tiene la información para su uso en la oficina.
Llamamos atributo a las cualidades que debe tener toda información. En una oficina se maneja la
información que se genera dentro de la empresa y en las diferentes áreas que la conforman y tiene
características o cualidades propias.
§
Exactitud. Es la estimación de la información. Se puede medir en números y nos indica el
verdadero valor al obtenerla. La evaluación constante de la información es primordial para
conocer su costo.
§
Existen características variadas para dar valor a la información como son: rapidez, constancia y
la seguridad de la fuente que determina su validez.
§
Forma. El ser humano tiene distintas maneras de comunicarse, así algunos medios utilizan
documentos escritos o verbales. El actual empleo de máquinas nos puede dar la información
en forma escrita gracias a los patrones de energía, cintas y tarjetas.
§
Frecuencia. La identificaremos como el ritmo con el que se recibe o envía la información.
Cuando ésta tiene frecuencia excesiva produce algunos problemas, como obstrucción, ruido o
distracción. Como medida de seguridad para algunas empresas tienen contemplado el exceso
de información para así evitar errores en la comunicación.
§
Extensión. Es el contenido de información que puede tener un informe o mensaje. Cuando
éstos son largos tiene poca consistencia, en cambio, utilizar gráficos y tablas nos ayuda a tener
mayor cantidad y control de información en forma concentrada.
§
Origen. Se debe tener un propósito en el momento de transmitir información. Dentro de los
cuales están informar, valorar, persuadir y establecer la información. Cuando existe un sólo
valor en la información ésta es determinística. En cambio, cuando existen varias probabilidades
esta información se determina como probabilística.
§
Temporalidad. Indica el tiempo en que se obtuvo la información. De la rapidez en que
obtengamos la información dependerá del tiempo en que podamos solucionar el problema.
§
Relevancia. Debe existir una intención cuando la información sea transmitida. El propósito
principal es evaluar, convencer u organizarla. Otras características que se pueden encontrar en
la información son forma, rapidez, constancia, ritmo, características determinísticas, seguridad
y validez. No debemos olvidar la densidad o el volumen de la información presente en informes
o mensajes; la poca densidad de información se encuentra en informes largos, el empleo de
tablas y gráficos contiene mayor cantidad de información en forma más condensada.
§
Oportunidad. Establece medidas de seguridad en contra de errores durante el proceso de la
comunicación.
Contesta el siguiente cuestionario buscando la respuesta en la siguiente sopa de letras.
1. Es la sobra de información que será ocupada en circunstancias dadas.
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2. Este atributo menciona la periodicidad para recibir o enviar la información.
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3. Es el lugar de donde emana la información.
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4. Con este atributo se mide la fidelidad de la información.
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