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Respuestas de la autoevaluación
1. En guardar los documentos, papeles o materiales, siguiendo el número consecutivo de su
clasificación.
2. En expedientes, cajas o muebles específicos.
3. Conforme al orden de la numeración.
4. En la matrícula o número de folio de los alumnos.
5. Es el tipo de archivo se debe tomar un orden numérico para acomodar la información, de esta
manera será más fácil de ubicarla.
Sesión 31. Elaboración de un archivo numérico
Propósito
Elaborarán un archivo numérico de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Para poder hacer un archivo numérico debemos tener presentes las siguientes etapas:
a)
Clasificación: se elabora tomando en cuenta el orden numérico para identificar fácilmente el
acomodo de datos, documentos e información. Se hace utilizando los números como elementos
identificadores de los grupos en que se han ordenado. Este sistema puede utilizarse de forma
independiente o como complemento de otros.
Acepta divisiones y subdivisiones, y se le denomina “numérico compuesto”, ejemplo.
1. Administración
2. Compras
3. Ventas
4. Créditos y cobros.
Si deseamos dividir estos grupos, debemos hacer lo siguiente:
1- Administración
1-0 General
1-1 Personal
1-2 Mercadotecnia
1-3 Contabilidad
1-4 Servicios generales
Como se puede observar, se va subdividiendo. Si necesitamos una clasificación más detallada podemos
hacer una subdivisión como la siguiente:
1 Administración
1-0 General
1-1 Personal
1-1-1 Directorio
1-1-2 Antecedentes
1-1-3 Movimiento
1-2 Instructivos de trabajo
1-2-1 Contabilidad
1-2-2 Finanzas