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5. ¿Por qué es importante hacer la clasificación de la información antes de hacer el registro de la
misma?
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Respuestas de la autoevaluación
1.
Es la clasificación y el registro de la información.
2. La clasificación. Ésta se elabora tomando en cuenta el orden numérico para identificar fácilmente el
acomodo de datos, documentos e información. Se hace utilizando los números como elementos
identificadores de los grupos en que se han ordenado dichos documentos.
3. Puede utilizarse de forma independiente, o como complemento de otros archivos.
4. Es el de hacer el registro de la información, el cual consiste en anotar los datos o documentos
previamente clasificados, en tarjetas, libros, expedientes, etcétera, tomando como base el número
identificador.
5. Para llevar un registro oportuno y continuo de la información que se genere en los distintos
departamentos o en la vida cotidiana.
Sesión 32. El archivo por asunto
Propósito
Identificarán qué es un archivo por asunto, así como sus características y uso en la oficina.
En esta sesión se conocerán los archivos por asunto, sus particularidades y características.
Un archivo por asunto es aquel que se conforma de la agrupación de documentos, datos o papeles que
tengan el mismo asunto, concepto o ramo, en expedientes, cajas o muebles especiales acomodados en
el orden pertinente.
Este tipo de archivos son de mucha utilidad, ya que nos permiten elaborar una lista más completa y
detallada de los documentos que queremos archivar, dividiéndolos según su naturaleza dentro de la
oficina.
Ahora resuelvan los siguientes ejercicios utilizando el archivo por asunto tomando en cuenta el siguiente
ejemplo, piensen en las posibles variables y divide los elementos según su criterio:
El supervisor del departamento de Producción de la empresa Las Rosas, la cual
se dedica a fabricar galletas, le pide a su nueva asistente que genere archivos
para el manejo de la línea de producción. La asistente revisa toda la información
y decide archivar todo por asunto.