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6. Menciona la finalidad del archivo por asunto.
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Respuestas de la autoevaluación
1. Consiste en agrupar los documentos, datos o documentos conforme al “asunto”, “concepto” o “ramo”
a que se refieran.
2. Son importantes y de mucha utilidad, ya que nos permiten elaborar una lista más completa y
detallada de los documentos que queremos archivar, agrupándolos según su naturaleza.
3. En una empresa, en un despacho, en mi casa, en un almacén, en una biblioteca.
4. Es el acomodo y resguardo de la información con referencia al asunto del que trata.
5. Formar un conjunto completo de información Así será más fácil encontrar la información que
necesitamos.
Sesión 33. Elaboración de un archivo por asunto
Propósito
Elaborarán un archivo por asunto de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Debemos seguir los pasos que anteriormente analizamos, pero aplicados de forma tal que podamos
manejar la información de diferente modo.
a)
Clasificación: es la forma de separar los documentos, datos o papeles, dependiendo al tema que
refieran, y tiene por objeto reunirlos en un mismo registro o en un mismo expediente de archivo.
Existen varias reglas dentro de la clasificación.
1.
Conforme a las necesidades se realizará una relación, por grupos de asuntos, conceptos o ramos en
que puedan quedar divididos o agrupados los documentos, datos o información en general. Ejemplo:
Grupos
•
Asuntos de administración
•
Asuntos de compras
•
Asuntos de ventas
•
Asuntos de créditos o cobros
•
Asuntos de legales
2.
De los grupos se pueden derivar, cuando sean necesarios, los subgrupos. A su vez, éstos serán
divididos en apartados, de acuerdo con las necesidades de la organización.