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Sesión 54. Cómo realizar la toma de recados
Propósito
Practicarán el envío y recepción de recados.
Dentro de las múltiples funciones de un oficial administrativo se encuentra la de tomar recados. Esta
labor es de suma importancia para poder mantener orden y eficiencia en la recepción de información; con
esto se logrará tener un
óptimo
desempeño en la
fluidez
de la información recibida y la que con ésta se
genere.
Para la correcta toma de recados se necesita utilizar un formato, el cual sirve para dicha acción. Ejemplo
de formato:
La configuración del formato puede variar, obedeciendo a las necesidades de la empresa en que se
labore, sin embargo, las partes que integran el formato de recados son:
-
Fecha: es de suma importancia, puesto que nos va a informar cuándo se recibió el mensaje; ésta
nunca deberá faltar en un formato de recado.
-
Dirigido a: es de suma importancia, pues nos informa a quién va dirigido el mensaje.
-
Asunto: se describe la información del recado, es importante que el oficial administrativo pida
completos los datos de quien lo envía, incluyendo el nombre, de dónde lo llama, los números de
teléfono, dirección de correo electrónico y si llamará después o necesita que se le regrese la llamada.
-
Atendió: este dato nos indica quien tomó el mensaje. Esto es de mucha utilidad si queremos saber
algunos detalles de la llamada.
El presente formato de recados es indispensable en cualquier organización y todos los miembros de ella
deberán tener conocimiento de su estructura y de su empleo.
Revisemos un ejemplo:
Un 0ficial administrativo atiende una llamada; anota todo en el formato de recados. Escribiendo lo
siguiente:
Dirigido a: Roberto Herrera
Fecha: 21 de abril
Fecha:___________
Dirigido a
:_____________________________
Asunto
:____________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
Atendió:
_
FORMATO DE RECADO