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Emitir los avisos a cada asistente: estos avisos se harán en hojas que lleven el logotipo o leyenda
que distinga al acto, así como los datos del mismo.
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Monitoreo y ratificación de los avisos: se trata de confirmar que el aviso fue entregado a la persona
indicada y si ésta asistirá.
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El alquiler del
recinto
: éste se pacta con el dueño del lugar designado para la realización del evento
o, si es posible, se podrá llevar a cabo usando un espacio dentro de la misma organización.
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Contratación de algún grupo de ambientación musical: este tipo de requerimiento, se deberá de
utilizar sólo en caso de que se desee festejar alguna fecha que sea de importancia para la
organización.
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El adornado del lugar: son todos aquellos elementos que se requieran para dar una mejor
presentación al lugar donde se realizará la actividad.
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Arrendamiento de equipo extra: se utiliza para transmisiones que se efectúan en caso de que la
empresa no cuente con el equipo necesario.
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Equipo de audio y un podio si se requiere efectuar un discurso.
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Equipo de telefonía móvil o local.
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Lámparas o proyectores.
Adquisición de presentes para los asistentes: serán otorgados dichos presentes sólo si la gerencia o
dirección de la empresa así lo desea o lo considera necesario.
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Requerir de la presencia de alguna persona asistente o cantante: éste se considera como un extra y
se realizará si es requerido en el acto.
Podemos darnos cuenta de que el número de actividades relacionadas con la organización puede llegar
a ser bastante larga.
Con seguridad, muchos de ustedes han planeado algo de proporciones aceptables, como un
acontecimiento de carácter familiar o personal. Cabe hacernos unas preguntas: ¿qué factores son los
que se conjugan para hacer que dicho evento sea perdurable en nuestra memoria?, ¿cuál es la razón
para sentirse especiales por haber asistido o en caso contrario, sentir que sólo perdimos el tiempo?
La formulación de un evento resulta ser un instrumento de las relaciones públicas; esto se debe a que en
él, todo está ligado a colaboración de los involucrados y por dicha razón se dice que: los organizadores
están expuestos al criterio del público asistente.
De acuerdo con lo anterior, es de vital importancia que al proyectar un evento se tomen en cuenta los
siguientes cinco pasos:
1. Debe existir una razón para realizarlo.
Un evento tendrá objeto si su realización está fundamentada sobre bases sólidas, ¡su razón de ser sólo
se lleva a cabo si los asistentes a éste se encuentran físicamente en el lugar! Es de utilidad el uso del
teléfono o el correo, ya sea tradicional o electrónico u otra forma de comunicación.
2. Una imagen apropiada que rodee al evento.
La imagen elegida será la carta de presentación para nuestra organización. Dicha idea es la piedra
angular para que llevemos a cabo el evento, y en éste poder mostrarles a los asistentes los principios y
objetivos que deseemos transmitir de nuestra organización. Requerimos mostrarnos como una