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El programa de actividades será responsabilidad del organizador del evento: Se aconseja que se acerque
a sus más cercanos colaboradores para pedir su opinión, además de esto se deberá recurrir a un
borrador en el que se plasmen todos los factores que puedan influir en la organización del evento.
Dentro de estas actividades mencionen qué funciones creen que pueda realizar el oficial administrativo.
Anótenlo en su cuaderno
Los presupuestos para la elaboración de un evento
Existen elementos en la organización de un evento que debemos tomar en cuenta para su realización.
Dicho elemento deberá ser tratado con cierta consideración, ya que de éste dependerá que nuestra
acción se realice en los mejores términos posibles, lo que será reflejado a corto o mediano plazos, en el
programa de actividades y su distribución cronológica.
Presupuesto:
se define como el cálculo de dinero que será gastado en un tiempo determinado; también
podemos verlo como el capital o la inversión para realizarlo y su recuperación. En éste se incluirán los
gastos de organización.
Vinculado directamente con el plan general de trabajo estará el presupuesto, como una herramienta de
planeación, y contará con todas aquellas actividades que resulten de manera directa o no, tangible o
intangiblemente, visiblemente, en las valoraciones contables. Nos servirán para tomar la decisión más
adecuada.
Pueden ser:
-
De egresos e ingresos: este tipo de presupuesto nos ayuda a saber la cantidad de dinero que será
gastado para la realización del evento, así como también la cantidad específica de ganancias que
generará el mismo.
-
De tiempo, espacio y de gasto de capital: éste nos permite saber el tiempo y el espacio requerido
para realizar el evento, así como también describe el capital humano y material requerido.
-
De efectivo: describe la cantidad de dinero en real que se requiere.
Piensa en todo lo que necesitarías para la elaboración de un evento en el que involucres a tu grupo.
Piensen en todos los detalles y elaboren una lista; después elijan alguno de los tipos de presupuesto que
vimos y redacten la propuesta en su cuaderno.
Contratación de un evento de negocios, social o cultural
Para realizar un evento, acuerdo y negociación, en un principio se pueden realizar manera verbal, pero
después deberán ser respaldados con un documento en el que se estipule la contratación de los servicios
solicitados, los tiempos, formas de entrega, etcétera; dicho documento se llama
contrato
.
Existen varios tipos de contrato a los que podemos recurrir:
-
El contrato a tiempo parcial: como su nombre lo dice solamente es válido un tiempo determinado.
-
Los contratos formativos: para cubrir una plaza de manera indefinida.
-
El contrato de interinidad: para cubrir una plaza por un tiempo determinado, por ejemplo, durante
vacaciones.
-
El contrato de obra o servicio determinado: por una actividad citada.
-
El contrato eventual por circunstancias de la producción: para cubrir una cantidad específica de
producción.
-
El contrato indefinido ordinario: es por un tiempo largo y no está sujeto a cambio.
Formulación del contrato: deberá llevarse a cabo por escrito e indicará la forma en que se realizarán las
actividades o servicios solicitados, las obligaciones y derechos se otorgan en función al tipo de contrato
pactado.