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En cualquiera oficina la importancia de llevar registros es evidente, en tanto estos documentos son un
medio de resguardar el pasado.
Departamentos de una organización
En cualquier organización existe una serie de elementos que la integran llamados departamentos, en los
cuales hay procedimientos particulares de archivo. A continuación se mencionan algunos.
Departamento de finanzas
La importancia de llevar registros contables y almacenarlos en un archivo es evidente, partamos de la
pregunta siguiente: ¿cuánto ganó o perdió la empresa este año? Con el archivo podemos remontarnos a
los documentos de este año y años anteriores para poder hacer un sencillo comparativo.
Departamento de producción.
Es de suma importancia llevar un registro histórico de lo que hacemos, ya que así podemos medir la
capacidad de producción de la planta; pueden archivarse órdenes de producción, pedidos y embarques
de productos, pero también podemos archivar información referente a vínculos con otros departamentos,
por ejemplo con el departamento de compras y el almacén.
Departamento de recursos humanos
Este departamento tiene a su cargo la función más importante, como es contratar trabajadores para las
distintas áreas de la empresa; y aquí radica la importancia del archivo, pues ahí se lleva el registro de
trabajadores, altas y bajas de los mismos, fechas de reclutamiento, instrumentos de selección, pruebas
psicometrías, entre otros.
Departamentos de recursos materiales.
Este departamento también es relevante en cualquier empresa o institución, en tanto se entregan
constancia y seguimiento de las entradas y salidas de materias primas hacia producción, y se llevará un
archivo con información referente a proveedores, materias primas, almacén y vínculos con otros
departamentos, como producción y ventas.
Autoevaluación
Contesta las siguientes preguntas.
1. ¿Por qué son importantes los archivos en una oficina?
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2. ¿Para qué se deben formar archivos en toda oficina?
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3. Menciona la importancia de tener un archivo en el área de finanzas.
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