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En todo momento es necesario estar delante de la competencia, y gran cantidad de organizaciones
consideran que un evento laboral que les permite ofertar sus productos es un gasto, pero la realidad es
que debe considerarse como una inversión.
Visiten una empresa de su localidad, específicamente el área de relaciones públicas y comenten acerca
de la importancia que tiene para ellos la realización de un evento. Al finalizar, coméntenlo con su grupo.
Características de los eventos
Todos los eventos tienen características similares; en esta sesión
analizaremos
cada
una
de éstas para
después
proceder
a
la
elaboración
de
uno
laboral.
Dichas
características
estarán
determinadas por el tamaño del evento, lo que significa que entre
mayor sea el número de asistentes más grande será la complejidad
del mismo.
Organización
Antes de seguir, te preguntarás si el evento que deseas organizar es el más rápido, sencillo y barato, y si
la realización de un evento es la forma más eficiente y personal que permitirá transmitir a los beneficiarios
tu mensaje.
En estos tiempos modernos hay maneras menos complicadas y costosas para alcanzar los resultados,
entre las que se cuentan el envío de propaganda a los sectores que nos son de interés o usar los
distintos medios de comunicación.
Programación y estructuración
Una de las primeras cosas que el comité organizador debe tener en cuenta es si se realizará el evento
con recursos propios o de alguien más, y si usarán una parte o en su totalidad, sin perder de vista que
según los fondos se requerirán un promedio de 250 horas o aproximadamente seis semanas de
actividades normales a esto; se sumarán dos o tres jornadas de 18 horas justamente antes de su
ejecución para realizar una conferencia de no más de dos o tres días de duración.
Estructura
Previo al comienzo de la organización del evento existen algunos puntos, todos ligados entre sí, que
deberán estar bien definidos para todos los involucrados. Los eventos institucionales, congresos, cursos,
viajes, conferencias, reuniones, lanzamientos, campañas publicitarias y ferias, entre otras, son ejemplos
de la estructura de un evento.
Público beneficiario y asistencia prevista
Si bien la mayoría de las disposiciones de mayor peso serán efectuadas por parte de la dirección, tiene
que estar entendido por todos los involucrados en la planeación la estructura y tiempo del evento, así
como también la cantidad de asistentes y quiénes serán.
Presupuesto
La actividad siguiente es la de los costos o fondos, que no será únicamente una hoja de cálculo, será un
escrito que contendrá las acciones de planeación y trámite, además de una relación de los costos
pronosticados, origen de las entradas de capital y de las ganancias esperadas.
El organizador será el único encargado de los fondos y de permitir desembolsos, desde la planeación
hasta la suspensión de las cuentas; si existen varios involucrados se dificultará la administración de los
fondos y la rendición de cuentas del organizador a cerca de todo lo gastado.